אנשים רבים מבקשים להכין תצהיר נוטריוני כאשר גוף כלשהו דורש הצהרה רשמית. אבל לא כל הצהרה צריכה להיות תצהיר, ולא כל תצהיר חייב להיות נוטריוני. לפעמים נדרש אימות חתימה, לפעמים אישור עורך דין, ולעיתים נוסח ספציפי של רשות או שגרירות.

הטיפול הנכון מתחיל לא מהטופס ולא מהחותמת, אלא מהדרישה של הגוף המקבל. צריך להבין מי ביקש את המסמך, לאיזו מדינה או רשות הוא מיועד, באיזו שפה הוא צריך להיות, והאם נדרש מקור, העתק, תרגום נוטריוני, אימות חתימה או אפוסטיל.

עמוד זה קשור גם לנושאים הבאים: אימות חתימה מסמכים לשגרירות אפוסטיל ייפוי כוח נוטריוני. במקרים רבים המסמך המרכזי הוא רק חלק מתיק רחב יותר, ולכן חשוב לראות את כל הדרישה לפני שמתחילים.

מתי תצהיר נוטריוני נדרש בפועל? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

תצהיר נוטריוני נדרש כאשר הגוף המקבל מבקש הצהרה חתומה ומאומתת בפני נוטריון או כאשר המסמך מיועד לשימוש המחייב אישור כזה. הדרישה יכולה להגיע משגרירות, בנק, רשות הגירה, בית משפט, אוניברסיטה, עורך דין בחו״ל, גוף עסקי או רשות ממשלתית. לכל אחד מהם יכולה להיות דרך שונה לנסח את אותה בקשה.

אם הדרישה כתובה באנגלית או בשפה אחרת, חשוב לא לתרגם אותה באופן חופשי מדי. מונחים כמו certified copy, notarized translation, apostille, original document או power of attorney אינם תמיד ניתנים להחלפה. כל אחד מהם מצביע על פעולה אחרת.

המסלולים הנפוצים בתצהיר נוטריוני — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

תצהיר אישי

הצהרה על מצב אישי, מגורים, זהות, סטטוס משפחתי או פרט עובדתי אחר.

תצהיר לשגרירות

לעיתים דורש נוסח מסוים, תרגום או אפוסטיל.

תצהיר עסקי

יכול לכלול הצהרת מנהל, בעל מניות או מורשה חתימה.

בתצהיר נוטריוני: טופס, נוטריון, תרגום או אפוסטיל? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

טופס הוא רק נוסח המסמך. נוטריון מאשר פעולה מסוימת: חתימה, העתק, תרגום, הצהרה או מסמך אחר לפי הדין. תרגום נוטריוני נועד כאשר הגוף המקבל צריך להבין מסמך בשפה אחרת עם אישור רשמי. אפוסטיל הוא אימות נוסף שנדרש לעיתים כאשר המסמך מיועד לשימוש במדינה אחרת.

הבעיה מתחילה כאשר מערבבים בין השלבים. לקוח יכול להגיע עם מסמך מתורגם אך בלי אישור נוטריוני, או עם אישור נוטריוני אך בלי אפוסטיל. לעיתים יש אפוסטיל, אבל הוא הונפק על המסמך הלא נכון. לכן הסדר חשוב לא פחות מהמסמך עצמו.

האם צריך תרגום נוטריוני עבור תצהיר נוטריוני? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

תרגום נוטריוני נדרש כאשר המסמך אינו בשפה שהגוף המקבל מקבל, או כאשר הדרישה מציינת במפורש שנדרש אישור נוטריון לתרגום. השפות שבהן ניתן לטפל במסגרת השירות כוללות עברית, אנגלית, רוסית, צרפתית, ספרדית, רומנית, אוקראינית, פולנית, בולגרית וצ׳כית.

כאשר יש שמות, מספרי דרכון, תאריכים, חותמות או הערות שוליים, חשוב במיוחד לתרגם בזהירות. טעות קטנה באיות שם או בתאריך יכולה לגרום להחזרת המסמך.

האם צריך אפוסטיל עבור תצהיר נוטריוני? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

אפוסטיל נדרש רק כאשר הגוף המקבל או המדינה היעד מבקשים אימות כזה. גם אז צריך לדעת על איזה מסמך הוא נדרש: על מסמך ציבורי מקורי, על אישור נוטריוני, על תרגום נוטריוני או על העתק מאושר.

לפעמים מוציאים אפוסטיל לפני התרגום, ולפעמים אחרי אישור הנוטריון. אין כלל אחד שמתאים לכל מצב. מה שקובע הוא דרישת הגוף המקבל והמסלול המשפטי של המסמך.

טעויות נפוצות בתצהיר נוטריוני — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

• להשתמש בנוסח כללי מדי
• לחתום לפני הזיהוי
• לא לבדוק אם צריך אפוסטיל
• לערבב בין תצהיר לבין ייפוי כוח
• לא לצרף מסמכים תומכים כאשר הם נדרשים

מה לשלוח לבדיקה עבור תצהיר נוטריוני? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

נוסח התצהיר אם קיים, דרישת הגוף המקבל, מסמך מזהה, מסמכים תומכים, שפת היעד ומדינת ההגשה. אם יש לכם דרישה כתובה, צילום מסך, מייל, טופס מהשגרירות או הודעת השלמה — חשוב לצרף גם אותם. לפעמים משפט אחד בדרישה משנה את כל סוג האישור הנדרש.

איך בודקים תצהיר נוטריוני לפני פעולה? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

בדיקה נכונה מתחילה בסריקה או צילום ברור של כל העמודים. לאחר מכן בודקים את סוג המסמך, איכות המסמך, שמות ותאריכים, התאמה לדרכון, דרישת הגוף המקבל, שפת היעד והצורך באפוסטיל. רק לאחר מכן ניתן להבין מהו מסלול העבודה הנכון.

אם מדובר בכמה מסמכים באותו תיק, רצוי לשלוח את כולם יחד. כך ניתן לזהות מראש חוסר התאמה בין שמות, תאריכים, סטטוס משפחתי, שם חברה או מספר מסמך. טיפול במסמך בודד בלי לראות את התיק כולו עלול לגרום להשלמות מאוחרות.

למה לא להסתמך על דוגמה אחרת בתצהיר נוטריוני? — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

גם אם אדם אחר הגיש מסמך דומה למדינה מסוימת, אין ודאות שהדרישה שלכם זהה. רשות אחרת, בנק אחר, שגרירות אחרת או שנה אחרת יכולים לשנות את הדרישה. בנוסף, סוג המסמך, השפה והצורך באפוסטיל משתנים ממקרה למקרה.

לכן הדרך הבטוחה יותר היא לבדוק את הדרישה הספציפית שלכם, ולא לבחור שירות לפי ניסיון של אדם אחר או לפי שם כללי של טופס.

השורה התחתונה לגבי תצהיר נוטריוני — תצהיר נוטריוני — מתי צריך תצהיר ומתי נדרש אישור אחר

המסמך הנכון הוא לא בהכרח המסמך שנראה רשמי ביותר, אלא המסמך שמתאים בדיוק לדרישה. לפני שמורידים טופס, מתרגמים, חותמים או מוציאים אפוסטיל, כדאי לבדוק שאתם מטפלים במסמך הנכון, בסדר הנכון ובאישור הנכון.